El planning no deja de ser una declaración de intenciones para minimizar desviaciones. No tiene mucho sentido un Gantt con la secuencia y días exactos de cada actividad ya que, a los dos días, habría que rehacerlo por completo. Lo más realista y honesto de inicio es definir unos primeros plazos macro e irlos corrigiendo al final de cada fase. Para un proyecto típico de tamaño mediano, podríamos estar hablando del siguiente orden de magnitud de dedicaciones:
- Toma de datos: alrededor de una semana para obtener información de la línea e históricos, establecer el punto de partida, objetivos, enfoque, alcance y metodología
- Lanzamiento: otra semana para realizar sesiones con todas las personas implicadas. Incluye la comunicación del proyecto, la creación de los equipos de trabajo y formación en la metodología
- Análisis-diagnóstico: se puede realizar una estimación en función de la carga de trabajo, el número de observaciones a realizar y otros inputs obtenidos hasta el momento. Pongamos, entre uno y dos meses
- Diseño: otro mes de trabajo para diseñar el proceso futuro, analizar el coste-beneficio y realizar un plan de implantación
- Implantación: llevar el proyecto del papel a la realidad. Pongamos otro mes para realizar los cambios necesarios, poner en funcionamiento la nueva operativa, revisar los procedimientos sobre el terreno y realizar los ajustes necesarios
Duración total, alrededor de 4 meses a tiempo completo. Hay que contemplar los siguientes factores que pueden influir en los plazos del proyecto:
- Modificaciones progresivas del enfoque al profundizar en el detalle
- Aparición de incidencias, urgencias, etc. en la línea que interrumpan los procesos de observación o implantación
- Existencia y fiabilidad de los datos y necesidad de mayor o menor presencia en la línea
- La eficiencia en el traspaso de información, revisión conjunta de entregables, feed-back, etc.
- El funcionamiento del equipo, la implicación y disponibilidad de sus miembros
- El grado de control que se establezca, en lo que respecta a la preparación y asistencia a reuniones, elaboración de informes, tareas de gestión del cambio, etc.
- En función de las medidas a implantar, mayor o menor tiempo de cambio físico, formación de los trabajadores, revisión de los procedimientos, etc.
- Debido a los plazos de implantación, posible gap entre el fin del diseño y el inicio de la implantación
El objetivo de dividir el proyecto en fases es minimizar el impacto de estas cuestiones incorporándolas en la planificación de los siguientes pasos.
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