Previo al proyecto o como primera actividad, se requiere una toma de datos exhaustiva que nos permita un buen conocimiento del punto de partida. A partir de ahí, vamos a distinguir dos metodologías de proyectos:
(A) Mejora Radical: Proyecto clásico de análisis-diagnóstico, diseño e implantación. Adecuado para proyectos de integración de procesos y escenarios manuales. Dedicación intensiva del equipo. Mayor incertidumbre en plazos y resultados
(B) Mejora Continua: Aplicación del PDCA en procesos semi-automáticos. Dedicación a tiempo parcial. Mayor protagonismo del equipo interno. Plazos y resultados más previsibles
Tareas comunes de ambas metodologías:
- Creación de un equipo mixto con el cliente
- Desarrollo de un plan de comunicación y formación
- Análisis datos de partida y observaciones en planta
- Definición de un cuadro de mando
Siguientes pasos:
- Diseño (A) vs. Dinámica PDCA (B)
- Implantación (A) vs. Seguimiento (B)
Especialmente el proyecto clásico, por su mayor variabilidad, conviene dividirlo en fases, empezando con un diagnóstico basado en la recogida y análisis de datos y observaciones en planta.
Después de esta primera fase, tendremos mucho más claro el enfoque, la forma de trabajar de la empresa y del equipo humano, con lo que podremos precisar mejor la duración de una siguiente fase de diseño, tras la cual dispondremos de un plan de acciones que nos permitirá dimensionar correctamente la implantación. Seguro que así afinamos más que aventurando de inicio un planteamiento global.
Conviene también realizar primero un mini-proyecto exclusivo de diagnóstico porque únicamente a partir de un análisis exhaustivo de la problemática, seremos capaces de valorar hasta qué punto merece la pena pasar a la siguiente fase de diseño. Podría ser que llegáramos a la conclusión de que no hay mejoras que puedan acometerse sin grandes inversiones en tiempo o dinero, con retornos de la inversión insuficientes.
En el caso de seguir adelante, realizaríamos una segunda fase de diseño donde se elaboran los procedimientos, esquemas de layout, planes de acción, etc. Finalmente, una última fase de implantación con la puesta en marcha de lo diseñado. Más que documentos e informes, el principal entregable del proyecto deberían ser las mejoras en marcha y una respuesta favorable de los indicadores.
Por su parte, el proyecto de Mejora Continua es mucho más dinámico y participativo. Mediante el lanzamiento de la dinámica PDCA, pretende anticipar la obtención de quick-wins dejando para una posterior fase de seguimiento las acciones con un plazo de implantación más largo.
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