El ejercicio descrito anteriormente para controlar la eficiencia también sirve para los siguientes casos:
- Estandarización de operaciones y tiempos de procesos clave tales como cambios de referencia, cambios de turno, procedimientos de limpieza, preventivo, etc. con el objetivo de reducir lead-times
- Procesos manuales donde los tiempos de ciclo son largos, digamos mayores a 15-20 minutos, con el objetivo de incrementar la productividad
Se trata de una observación que no está pensada para bajar a mucho detalle porque resulta bastante impracticable estar cada pocos segundos apuntando un cambio de estado. Por este motivo, normalmente, utilizaremos este método en procesos largos en los que una resolución menor a un minuto no es necesaria.
En general, con este método, no es factible que un mismo observador siga a más de dos máquinas u operarios y lo ideal sería sólo una. De este modo, puede estar mucho más atento a las incidencias y tiene más tiempo para comentarlas con los operarios.
En el caso de procesos manuales, puesto que vamos a estar tratando directamente con los trabajadores, antes de la observación, los operarios deberían estar informados de la presencia del analista y del propósito de la observación.
El personal a observar debería trabajar normalmente, aunque la presencia del observador siempre termina influyendo de algún modo. Para minimizar este efecto, conviene que el propio analista se presente a los operarios y repase de nuevo con ellos el cometido del trabajo y les anime a dar su opinión.
Esta conversación informal con los trabajadores es fundamental. A medida que nos vayan cogiendo confianza, los operarios más motivados y/o reivindicativos nos irán transmitiendo, por iniciativa propia, su valoración crítica, no tan solo del proceso de estudio, sino de las carencias que perciben en la empresa. Se trata de unos comentarios valiosísimos de los cuales podemos aprender incluso más que de la propia observación.
Para este tipo de ejercicio se puede plantear realizar una filmación del proceso. El uso de una videocámara presenta las siguientes ventajas:
- Permite repasar la observación por si hubiera dudas en el procedimiento y mostrarla a otras personas que puedan aportar su punto de vista
- La grabación puede convertirse en un documento formativo o de mejora continua para el equipo de trabajo
Pero la grabación tiene también sus desventajas. Podemos señalar las siguientes:
- Supone un trabajo extra, puesto que hay que revisarla y analizarla
- Aumenta la distancia con los operarios, perdiendo contacto con ellos y puede generar resistencias
- La cámara se centra en un punto mientras que el ojo humano tiene un campo de visión más amplio
- Implica además una especial atención al propio proceso de grabación, perdiendo detalles de lo que realmente sucede
Nosotros no somos muy partidarios de utilizar cámaras. En la mayoría de procesos con libreta y bolígrafo debería ser suficiente.
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