Una vez implantadas las distintas medidas nos falta todavía el último paso: Act, que consiste en evaluar la eficacia de las soluciones. Si la línea evoluciona según lo esperado:
- Se dan por buenos los nuevos métodos y se incorporan a los estándares de trabajo
- A medida que vamos implantando hay que repasar el plan de acciones para asegurarse de que las mejoras aún no implantadas siguen siendo vigentes en el nuevo escenario o si exigen alguna modificación
- Siguiendo el principio de reducir los plazos de implantación y, aunque no sea nuestro foco de estudio, se puede aprovechar para replicar las mejoras sencillas homologables en otras líneas o máquinas similares
- Las observaciones en planta durante la implantación del piloto pueden servir para ir analizando con mayor detalle las demás líneas y siguiendo su eficiencia, de modo que aprovechamos para lanzar la dinámica PDCA a otras áreas
- Es el momento también de plantearse ampliar el alcance a todo el flujo: procesos anteriores y posteriores, así como mejoras en la cadena logística: aprovisionamiento, planificación, almacén, etc.
En el caso de que no se produzcan los resultados esperados:
- Salvo pequeños ajustes, la aparición de desviaciones importantes debería suceder en el menor de las veces puesto que nuestro análisis-diseño ha sido suficientemente exhaustivo
- Dado el caso, habrá que volver a una segunda fase de análisis para entender qué ha podido fallar del diseño propuesto, por qué no se consiguen las mejoras y proponer medidas alternativas
- En cualquier caso, para mantener los resultados e ir mejorando con nuevas aportaciones, el ciclo debe mantenerse funcionando indefinidamente, de acuerdo con el principio de mejora continua
Para dar a conocer a todos los niveles el contenido y metodología del proyecto, puede resultar conveniente la creación y publicación en el panel del proyecto de un documento que refleje la actividad del ciclo PDCA. Para ello, existe un formato más o menos estandarizado que se imprime en A3 y que contiene los objetivos, el punto de partida, los principales problemas diagnosticados y las soluciones propuestas.
En el panel informativo podemos colgar también el propio plan de acciones actualizado periódicamente según vamos completando las fases del PDCA. Merece la pena resaltar aquellas acciones con una mayor contribución al incremento de la eficiencia y/o con un mayor impacto visual antes-después mediante la publicación específica de un documento gráfico explicativo, todo ello dentro del contexto del plan de comunicación.
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