Además del equipo de trabajo, formado por el dinamizador, el técnico de procesos, el director de planta, el encargado y los operarios de la sección de estudio, conviene definir también un Comité de seguimiento del proyecto que incluiría, adicionalmente, a los distintos responsables, mínimo: producción, planificación, calidad y mantenimiento.
Este Comité se debería reunir con una periodicidad semanal. El objetivo no es una presentación pasiva del avance del proyecto sino una verdadera involucración de los participantes.
Por ejemplo, en el desarrollo de una dinámica PDCA, estas reuniones sirven para someter a brainstorming las sugerencias de mejora y seleccionar las mejores propuestas para la elaboración continua de un plan de acciones con responsables y fechas. Seguro que los directores de producción y mantenimiento, o personas en las que ellos puedan delegar, tienen varias de estas tareas asignadas.
Gracias a la constitución de un equipo multidisciplinar como éste, se eliminan las barreras departamentales con los siguientes objetivos:
- Se muestra la complejidad del proyecto en todas sus facetas a todos los participantes
- Se eliminan las excusas del tipo “eso no es asunto mío” o “la culpa es del otro” ya que ahora los problemas son comunes a todo el equipo
- Se dispone de un objetivo concreto para todos los implicados: mejorar los indicadores definidos, a partir de los cuales nos medimos todos
Además de las reuniones semanales, otras actividades de gestión del cambio a realizar con los miembros del Comité son las siguientes:
- Breves entrevistas personales. Conviene tener una charla informal previa con todo el personal involucrado para informar del proyecto, invitar a participar y recibir una primera impresión ya de inicio
- Presentación de lanzamiento abierta, idealmente, a toda la plantilla, para presentar objetivos, alcance y planificación del proyecto. La comunicación de las tareas a realizar es fundamental para que cuando el equipo operativo aparezca en planta se sepa su cometido
- Sesión de formación especialmente enfocada a los principios y técnicas Lean a desarrollar, incluyendo el PDCA como metodología de trabajo
- Presentación de final de fase. Al final del análisis y del diseño se puede plantear una sesión más exhaustiva para repasar el estado del proyecto
- Panel informativo del proyecto: disponer de un tablón en una zona visible donde publicar contenido del proyecto: evolución de los indicadores, medidas implantadas, sistema de sugerencias, etc.
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