El equipo de proyecto

En la fase de lanzamiento del proyecto, una de las primeras tareas debería consistir en una toma de contacto con los participantes que nos permita transmitir lo que se espera de cada uno y conocer sus posibles resistencias. La sintonía con los distintos actores nos va a permitir confeccionar mejor el equipo operativo y a identificar los esfuerzos en la gestión del cambio.

Por desgracia, demasiadas veces se empiezan los trabajos sin la necesaria comunicación y participación de los usuarios clave, de tal modo que toda la iniciativa y responsabilidad del trabajo recae sobre el dinamizador, con un potencial de desarrollo más limitado y siempre sujeto a posibles discrepancias por parte del resto que, más que como colaboradores, se limitan a funcionar como evaluadores del proyecto.

Toda la organización debe sentir el proyecto como suyo. Una iniciativa de estas características, que se le debería otorgar la suficiente entidad, no corresponde a un solo individuo, ni es “el proyecto de los consultores”, es un cometido que atañe a todos y, con este objetivo se constituye el equipo de proyecto, que debería estar formado por los siguientes perfiles.

• El dinamizador: un especialista (interno o externo) en la gestión de proyectos, en la metodología Lean y, preferiblemente, con experiencia en el proceso de análisis. Debe ser, por un lado, una persona metódica y analítica, pero también flexible, con una mentalidad abierta y con la capacidad de mediar con todos los implicados
• Un técnico de reingeniería de procesos interno para apoyar, especialmente, en los aspectos más técnicos. Debe saber moverse bien por la organización y servir de enlace con sus compañeros para asegurar su colaboración

Estas dos personas constituyen el equipo operativo a tiempo completo y, complementándose en las tareas diarias, desarrollarían juntas la mayor parte del trabajo pero se verían secundadas, a tiempo parcial, por:

• El director de planta, director industrial o semejante: responsable último del proyecto y facilitador del trabajo, es decir, una persona con autoridad para asignar trabajos, resolver conflictos, establecer medidas correctoras, etc. Para ello, debe ir siguiendo el estado de los trabajos con reuniones operativas cada pocos días, para conocer los detalles y, sólo así, poder aportar soluciones
• El encargado y los operarios de la sección de estudio, que aportan su conocimiento de detalle y su punto de vista según la experiencia diaria. Son los responsables de mostrar el proceso, sugerir mejoras y deben participar en el diseño de las soluciones. Su complicidad y motivación son fundamentales ya que son los futuros ejecutores de las mejoras. Hay que prestar atención a los resistentes ya que las personas que expresan dudas son especialmente sensibles para detectar puntos débiles y nos pueden permitir mejorar el enfoque y conseguir mayores consensos